LINDSTRÖM

LINDSTRÖM

Treasury-prosessien automatisointi toi tehokkuutta, struktuuria ja mielenrauhaa

Lindström – yli 170-vuotias perheyritys

 Lindström on yksi Euroopan ja Aasian johtavista tekstiilipalveluyrityksistä, jolla on yli 170-vuotinen kokemus tekstiilialalta. Yhtiö tarjoaa kattavasti tekstiilialan palveluita ja ratkaisuja asiakkaiden toimitilojen siisteyteen, sisustamiseen, työpukeutumiseen sekä suojautumiseen. Tytäryhtiö Comfortan kautta huolehditaan myös hotellien ja terveydenhuollon tekstiilipalveluista. Lindström toimii tällä hetkellä 24 Euroopan ja Aasian maassa, ja tavoittelee pitkäjänteisesti markkinaosuuden kansainvälistä kasvua. Perheomisteisen yhtiön menestyksen taustalla on konseptiohjattu toiminta, joka varmistaa toiminnan laadun, yhdenmukaisen palvelun ja vastuullisuuden kaikissa toimintamaissa. Vuokratekstiilit palveluna on kustannustehokas ja ympäristömyönteinen tapa hoitaa arjen tekstiilitarpeita. 

 Lindströmin Treasury-osasto perustettiin vuoden 2016 lopussa. Alkuvaiheessa treasury-liitännäiset transaktiot tallennettiin Exceliin ja kirjanpitoviennit tehtiin manuaalisesti toiminnanohjausjärjestelmään. Sisäisenä rahoitusvaluuttana toimi euro, jonka johdosta sisäisien lainojen arvostus ja niihin liittyvät kirjanpitoviennit olivat hajautuneet usealle eri konserniyhtiölle tehtäväksi. Lopulta sisäisessä rahoituksessa siirryttiin käytäntöön, jossa rahoitusta tarjotaan ensisijaisesti konserniyhtiön omassa kotivaluutassa. Lisäksi valuuttakaupankäynti oli aiemmin keskitetty emoyhtiöön, joten emoyhtiössä ja treasuryllä oli siis paljon aiempaa enemmän prosessoitavaa myös kirjanpidon näkökulmasta.

 ”Olimme samaan aikaan uudistamassa talouden organisaatiota sekä keskittämässä tiettyjä talouden toimintoja Suomeen, ja samalla keskityttiin paljon digitalisaation, automatisaation, tehokkuuden sekä prosessien harmonisoinnin edistämiseen. TMS edustaa näitä asioita treasuryn näkökulmasta, joten TMS-implementointi sopi hyvin yhteen kaikkien kehityshankkeiden kanssa, kertoo Lindströmin Juha Nuutinen, joka oli perustamassa Treasuryä vuoden 2016 lopussa ja toimii yrityksessä  Treasury-osaston johtajana.

 Hyötyjä ensimmäisestä päivästä lähtien

 Ensimmäinen kontakti ZenTreasuryn kanssa tapahtui perinteisesti sähköpostitse. Kun TMS:n implementointi tuli vihdoin ajankohtaiseksi, aloitettiin tarkempi keskustelu mahdollisesta yhteistyöstä. Vaihtoehtojen punnitsemisen jälkeen valinta kohdistui ZenTreasuryyn:  ZenTreasuryn ohjelman koettiin sisältävän kaikki perustoiminnot, mitkä olivat Lindströmin treasury-toiminnan kannalta oleellisia.

 ”Kirjanpitoliittymä oli meille todella tärkeä palanen, sillä se mahdollisti tehokkaamman ja automatisoidumman prosessin. Kun tähän yhdistettiin kauppojen import-toiminto FXallista, se mahdollisti meille huomattavasti tehokkaamman prosessin kaupan tekemisestä aina siihen asti kun se maksetaan ja päätyy kirjanpitoon. Lisäksi implementoinnin joustavuus ja helppous oli tärkeässä asemassa. Meillä oli samaan aikaan menossa useita merkittäviä projekteja, muun muassa 11 maan Cash Management -kilpailutus, pankkiyhteysohjelman implementointi globaalisti, dealing alustan implementointi ja politiikka uudistuksia. Lisäksi talouden organisaatiota oltiin keskittämässä Suomeen, mikä heijastui osaltaan myös treasuryyn. Meille oli erittäin tärkeää, että saimme palasteltua implementoinnin meille sopivaan aikatauluun, jotta saimme optimoitua omien resurssien käytön kaikkien menossa olevien kehitystöiden osalta. Lisää varmuutta valintaan toi se, että tiesimme ZenTreasuryn Larsilla ja Villellä olevan paljon käytännön kokemusta treasury-maailmasta.”  

 Nuutisen mukaan ensimmäiset hyödyt ohjelmasta saatiin irti jo muutaman päivän jälkeen. Valuuttakauppojen syöttäminen järjestelmään oli intuitiivista, ja kirjanpitoliittymän rakentaminen ERP:iin mutkatonta. Kokonaisuudessaan implementointiin kului hieman aikaa,  sillä se ajoitettiin politiikkauudistuksien ja muun työn mukaan. ZenTreasuryn järjestelmä on tuonut Nuutisen mukaan prosesseihin toivottua automaatiota, mahdollistanut prosessien kehittämisen ja tuonut mielenrauhaa siihen, että kaikki treasuryn transaktiot arvostetaan oikein, kirjataan asianmukaisesti ja on tallessa yhdessä paikassa.

 ”Olemme myös pystyneet auttamaan muuta talouden organisaatiota erityisesti kirjanpidon näkökulmasta, kun treasury-tapahtumien kirjaaminen tiliotteella on yksinkertaistunut, ja pystymme tuottamaan raportointia tukemaan konserniyhtiöiden kirjauksia ja varmistumaan, että molemmat osapuolet kirjaavat samoja lukuja. Olemme nyt myös paremmin varautuneet kasvuun, jota yhtiö tavoittelee. Pystymme tuottamaan treasuryn palvelut vähemmällä vaivalla ja paremmalla laadulla. Prosessimme ovat paljon paremmin skaalattavissa siihen, että transaktiomäärät nousevat tai saamme uusia yhtiöitä konserniin”, summaa Nuutinen.

 Vuorovaikutus kehitystyön tukena

 Aloituspalaverin jälkeen opetteluvaiheessa vaihdettiin aktiivisesti sähköposteja, mutta yhteydenpito väheni, kun ohjelmisto tuli tutuksi.

 ”Kun olimme ZenTreasuryyn yhteydessä, vastaus tuli aina nopeasti. Tästä jäi mielikuva, että asian kimpussa työskennellään. Supportti toimi myös keskiyöllä viiden minuutin vasteajalla. Tätä emme tietenkään vaatineet, mutta oli hyvä saada vastauksia nopeasti. Jos oli jotain kehitettävää, fixit tuotiin nopeasti sisään järjestelmään. Lisäksi oli kiinnostusta panostaa yhteistyön laatuun ja siihen, että molemmat hyötyvät tästä”, Nuutinen kuvailee.   

 Kehitystyötä yhdessä hän pitää myös tärkeänä. ”Kehitys ei saa pysähtyä, uusia ominaisuuksia ja toimintoja odotetaan tulevaisuudessa lisää, meillä on paljon nälkää kehittää ja automatisoida prosesseja entisestään.”

Photo by Laura Karppanen